CIVITAS JOURNAL · 4분

해외 문의에 답하기 전 확인할 7가지

그럴듯한 회신보다 중요한 것은 확인된 정보와 아직 모르는 것의 구분입니다.

문의의 목적부터 분리하세요

제품 구매, 견적 요청, 유통 제휴, 단순 정보 요청은 필요한 다음 행동이 다릅니다. 요청자가 무엇을 원하는지 한 문장으로 정리하고, 원문에서 그 근거를 표시합니다.

회신 전 일곱 가지 체크

① 문의 목적 ② 제품명·규격 ③ 수량·최소주문량 ④ 배송 목적지 ⑤ 원하는 일정과 확인된 납기 ⑥ 가격의 통화·적용 범위 ⑦ 빠진 정보와 확인 책임자를 확인합니다. 모르는 항목은 추정값으로 채우지 않습니다.

초안은 약속이 아닙니다

“제품 A, 수량 100개, 도착 희망일 ○○”처럼 요청 사실을 먼저 요약합니다. “납기는 확인 후 안내하겠습니다”처럼 미확인 사항을 남깁니다. 가격·기술 적합성·납기의 확정과 실제 발송은 책임 있는 담당자가 검토합니다.

문제로 기록할 것은 무엇인가요?

최근 문의 한 건에서 자료를 찾는 데 걸린 시간, 다시 확인한 항목, 회신을 수정한 이유를 기록해 보세요. 이 기록은 ‘자동화가 필요하다’는 막연한 의견보다 어떤 지원이 필요한지 잘 드러냅니다. 개인정보를 제거한 예시만 사용하세요.